Projek ini merupakan usaha sama semua pihak di dalam Kumpulan KIK KristaLib untuk menambah baik pengurusan rekod serta perjalanan semua tugasan yang dilaksanakan dalam Unit Pembangunan dan pengurusan Multimedia, Bahagian Pembangunan Sumber, perpustakaan UTM.
Tugasan kerja di Unit Pembangunan dan Pengurusan Media (UPPM) adalah terdiri dari tugas mengambil gambar, rakaman video, rakaman siaran televisyen dan pembangunan montaj.
Kerja dan tugasan yang dahulunya dilakukan secara manual, yang melibatkan pelbagai borang yang perlu diisi untuk membuat permohonan tugasan, papan pergerakan staf yang perlu diselia untuk mengetahui maklumat tugasan, mesyuarat yang perlu dihadiri untuk membincangkan isu yang timbul semasa tugasan dan laporan yang perlu ditulis serta dimasukkan ke dalam pelbagai fail selepas melakukan sesuatu tugasan; kini, hanya satu sistem yang digunakan akan mentadbir urus segala proses kerja dari mula hingga akhir.
Berdasarkan statistik pertengahan tahun 2015, daripada 74 permohonan tugasan yang diterima, hanya 27% sahaja diterima melalui email. Manakala, sebanyak 73% permohonan yang pelbagai adalah melalui lain-lain sumber seperti Whatsapp, SMS, Facebook, panggilan telefon dan permohonan secara lisan. Kesukaran mengurus rekod permohonan tugasan multimedia adalah berpunca dari bentuk permohonan ini serta masalah merekodkan status tugasan staf secara manual yang didapati kurang sesuai dengan persekitaran kerja-kerja penerbitan.
Cadangan penyelesaian kepada permasalahan tersebut ialah diwujudkan sistem baru berasaskan atas talian yang dikenali sebagai Sistem ONTIME yang mempunyai 4 subsistem yang terdiri dari Sistem Permohonan, Sistem Papan Maya, Sistem Laporan dan Sistem Producteev. Tunggak utama kepada portal ONTIME ialah sistem Producteev di mana semua kerja-kerja direkodkan dan dikemas kini. Staf terbabit juga boleh mendapat makluman dan memberikan maklum balas tentang tugasan yang dilakukannya dari masa ke semasa.
Sistem ini dipilih berdasarkan faktor kos yang rendah, mudah difahami dan ianya stabil digunakan. Sistem ONTIME boleh di akses melalui 3 cara iaitu melalui portal, email dan aplikasi mobile. Sistem ini juga telah berjaya mencapai sasaran projek iaitu sebanyak 91% dan mencapai penjimatan sebanyak RM93,942.50.
Penggunaan Sistem ONTIME ini, secara keseluruhannya telah berjaya menghasilkan mutu kerja yang lebih berkualiti dan tahap fokus staf yang lebih efisien dalam menjalankan tugasan yang diberi setiap hari. Pihak pengurusan pula memanfaatkan Sistem ONTINE ini dalam pemantauan pergerakan dan aktiviti tugasan yang telah diberi kepada staf supaya beban kerja yang diberikan adalah seimbang dengan keperluan organisasi. Malah, masa untuk persediaan sebelum sesuatu tugasan yang akan dilaksanakan, perbincangan semasa tugasan dan selepas dapat dikurangkan dengan begitu ketara.
Hala tuju yang begitu positif di dalam penggunaan Sistem ONTIME ini, memberi harapan besar kepada Kumpulan KIK KristaLib untuk mengembangkan penggunaannya kepada seluruh warga Perpustakaan UTM khususnya dan seluruh warga kampus UTM amnya.
